Accompagnement RGPD, réflexions sur les bonnes pratiques à adopter
Suite de nos rendez-vous avec les 3 structures culturelles du spectacle vivant et des musiques actuelles dans le cadre de notre dynamique R&D.
C’est donc un temps collectif qui a eu lieu en visioconférence le 15 décembre dernier. Nous voulions proposer aux représentants de chaque structure de réagir sur 3 thèmes.
Le prototype d’un formulaire pour la gestion des traitements
Pour ce premier thème, ils nous ont donner leur sentiment à propos d’un formulaire pouvant servir de guide pour répondre aux exigences du RGPD. C’est un prototype donnant un premier aperçu de l’ensemble des informations à rassembler et des dispositions à mettre œuvre pour un traitement de données à caractère personnel. Au préalable, nous avions présenté un prototype méthodologique, lors d’entretiens individuels, à chaque participant. Ce prototype permet d’expérimenter un usage : nous avons ainsi vérifié si le cheminement proposé permet bel et bien d’aider les structures à appréhender efficacement cette réglementation.
Par l’intermédiaire de ce prototype, les participants ont pu cerner plus concrètement le périmètre du travail à réaliser. Ils ont constaté qu’il s’agit d’un travail conséquent mais indispensable pour se mettre en conformité. Par contre, une fois cette phase initiale effectuée, il s’agit alors surtout d’un travail de veille.
Une remarque a concerné le niveau de connaissance de l’utilisateur vis à vis du RGPD. Même si l’outil permet d’être assisté, des prérequis s’imposent pour que les informations renseignées soient pertinentes.
Réflexions concernant les bonnes pratiques autour des outils numériques
Dans ce second temps, à partir d’une liste d’outils numériques utilisés par les structures, nous leur avons proposées de réfléchir sur des bonnes pratiques en lien avec ceux-ci.
Les échanges ont été très riches. La diversité des outils et leurs pratiques nécessitent une attention particulière. En se posant des questions simples, les participants ont déjà identifié des idées de bonnes pratiques : à la fois en terme de ressources et organisationnelles.
Mutualisation
En dernière partie, nous nous sommes questionnés sur la pertinence de mutualiser des moyens facilitant la mise en oeuvre du RGPD. Est-ce envisageable du point de vue des structures ? La question était élargie : l’accompagnement, les outils, la veille et aussi l’entraide.
Sur plusieurs sujets, l’intérêt d’une mutualisation a été constaté : que cela soit sur le management des ressources humaines, l’appropriation ou la culture des outils numériques, des pratiques propres à chaque secteur d’activité ou la compréhension du RGPD.
Ces échanges ont permis de produire une matière riche que Donnemine & Co va analyser prochainement.
Entre-temps, nous aurons l’occasion de participer aux Human Teck Days en région Centre-Val-de-Loire, ce qui nous permettra d’étayer davantage notre analyse. Nous aurons l’occasion d’en reparler en janvier 2021.
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